Conditions d’utilisation

L’entente

Helionia est un service de réceptionniste IA exploité par Lexonica Inc. (« Helionia », « nous »). Les présentes conditions s’appliquent à votre utilisation du service, y compris ce site Web et l’application client à app.helionia.com.

En utilisant Helionia, vous acceptez les présentes conditions. Si vous les acceptez pour le compte d’une entreprise, vous confirmez avoir le pouvoir de l’engager, et « vous » désigne cette entreprise.

Helionia est offert uniquement à des fins commerciales et professionnelles, et non à des fins personnelles, familiales ou domestiques.

Le service

Helionia répond aux appels de votre entreprise et exécute le traitement des appels que vous configurez. Selon votre configuration, cela peut comprendre :

• répondre aux appels entrants en tout temps
• prendre des messages, et produire des transcriptions et des résumés
• répondre aux questions courantes au sujet de votre entreprise
• fixer des rendez-vous, lorsqu’une intégration de prise de rendez-vous prise en charge est connectée
• transférer ou acheminer les appels à votre équipe
• faire des appels sortants, par exemple des suivis, des rappels de rendez-vous et de la qualification de clients potentiels
• envoyer des messages texte et y répondre, lorsque la messagerie est activée pour votre compte

Les appels traités au moyen de Helionia peuvent être enregistrés, et peuvent être transcrits et résumés dans le cadre de la prestation du service.

Ce que la réceptionniste dit et fait dépend des renseignements et des règles que vous nous transmettez. Cette configuration demeure votre responsabilité.

Comptes

Les comptes Helionia sont créés et configurés par nous. Il n’y a pas d’inscription publique en libre-service : vous demandez un essai, nous configurons le compte et nous vous invitons à l’application client. Vous êtes responsable de garder vos identifiants confidentiels et de ce qui se produit sous votre compte.

Votre essai

Les nouveaux comptes comprennent un essai gratuit de cinq jours, qui commence lorsque nous activons le service. Au début de votre essai, nous vous indiquerons la date de sa fin et nous recueillerons le mode de paiement à utiliser. À moins que vous n’annuliez avant la fin de l’essai, votre abonnement Business payant commence automatiquement et les frais mensuels sont portés à ce mode de paiement. Si vous annulez avant la fin de l’essai, aucuns frais d’abonnement ne sont facturés.

Frais et utilisation

• Le forfait Business est de CA$299 par mois, en dollars canadiens, facturé mensuellement à l’avance et hors taxes applicables.
• Chaque cycle de facturation mensuel comprend 500 minutes facturables. Les appels que vous recevez et les appels que Helionia fait en votre nom comptent tous les deux dans cette allocation.
• Le temps de conversation est mesuré en secondes, à partir du moment où un appel est pris jusqu’à ce qu’il se termine, puis additionné sur l’ensemble du cycle de facturation. Les appels individuels ne sont pas arrondis à la minute supérieure.
• L’utilisation au-delà de l’allocation incluse est de CA$0.45 par minute facturable.
• Le dépassement est calculé après la clôture du cycle de facturation, et il est soit facturé séparément, soit ajouté à votre prochaine facture. En continuant d’utiliser le service au-delà de l’allocation incluse, vous nous autorisez à porter les frais d’utilisation applicables au mode de paiement inscrit à votre compte.
• Si un paiement échoue, nous pouvons le tenter de nouveau et nous pouvons suspendre le service jusqu’au règlement du solde.
• Les paiements sont traités par notre processeur de paiement. Nous ne conservons pas les données complètes de votre carte.

Nous pouvons modifier nos prix. Le cas échéant, nous vous en aviserons au moins 30 jours avant que le changement s’applique à votre compte, et vous pourrez annuler avant sa prise d’effet.

Ce que nous vous demandons

Vous acceptez d’utiliser Helionia de façon licite, et de ne pas l’utiliser pour :

• faire ou faciliter des appels illégaux, trompeurs, harcelants ou mensongers
• usurper l’identité d’une autre personne ou organisation
• sonder, surcharger ou contourner la sécurité ou les limites d’utilisation du service

Il vous incombe de donner aux appelants tout avis, et d’obtenir tout consentement, exigés par la loi applicable pour l’enregistrement, la transcription, la surveillance ou tout autre traitement des appels effectués par l’entremise de votre compte. Vous êtes également responsable de l’exactitude des renseignements d’entreprise que vous configurez, ainsi que de la conduite de toute personne à qui vous permettez d’utiliser votre compte.

Helionia n’est pas une ligne d’urgence. Le service ne doit pas être utilisé pour joindre les services d’urgence, et il ne remplace pas un téléphone permettant d’appeler le 911.

Appels sortants

Lorsque vous utilisez Helionia pour faire des appels sortants, c’est vous l’appelant. Vous confirmez avoir un fondement légal pour communiquer avec les personnes figurant sur toute liste que vous nous fournissez, ainsi que tout consentement exigé par la loi.

Si vous utilisez Helionia à des fins de télémarketing ou de sollicitation, il vous incombe de respecter l’ensemble des règles de télémarketing applicables, y compris toute exigence d’inscription ou d’abonnement, les obligations liées à la Liste nationale de numéros de télécommunication exclus et aux listes internes d’exclusion, les heures d’appel permises, les exigences d’identification de l’appelant, les obligations de tenue de dossiers, ainsi que tout consentement exprès préalable exigé pour les appels automatisés ou à voix synthétisée.

Vous devez tenir à jour et respecter les demandes de suppression et de non-sollicitation, et nous les transmettre lorsque nous en avons besoin pour exécuter le service en votre nom. Vous ne devez pas utiliser les appels sortants à une fin que nous n’avons pas approuvée, et nous pouvons refuser ou arrêter une campagne d’appels sortants lorsque nous estimons qu’elle contrevient aux présentes conditions ou à la loi.

Messages texte et courriels

Lorsque vous utilisez Helionia pour envoyer des messages texte ou des courriels commerciaux, il vous incombe de respecter la Loi canadienne anti-pourriel et les autres lois applicables sur les messages électroniques, y compris leurs exigences en matière de consentement, d’identification de l’expéditeur et de mécanisme de désabonnement fonctionnel.

Numéros de téléphone

Un numéro d’entreprise que vous possédez ou contrôlez déjà demeure sous votre contrôle lorsque vous y renvoyez les appels vers Helionia. Tout numéro de téléphone attribué par nous ou par l’un de nos fournisseurs de télécommunications est assujetti aux règles du fournisseur concerné. Nous ne garantissons pas qu’un numéro attribué puisse être transféré ou conservé après la fermeture de votre compte, mais nous vous aiderons raisonnablement à le transférer lorsque le fournisseur concerné le permet.

Votre contenu et vos données

Entre vous et nous, vous conservez vos droits sur les renseignements d’entreprise, les consignes et les autres contenus que vous fournissez à Helionia. Vous nous autorisez, ainsi que les fournisseurs de services auxquels nous faisons appel, à héberger, transmettre, traiter et autrement utiliser ce contenu, de même que les données d’appel générées par le service, uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire pour fournir, sécuriser, soutenir et améliorer le service et pour respecter la loi, comme le décrit plus en détail notre Politique de confidentialité.

Il vous incombe de détenir les droits et l’autorité légale nécessaires à l’égard des renseignements personnels et des autres contenus que vous nous transmettez ou que vous nous demandez de traiter.

Helionia et notre technologie

Helionia, ce site Web, l’application client, le logiciel, l’image de marque, la documentation et la technologie connexe appartiennent à Lexonica Inc. ou à ses concédants de licence. Tant que votre compte est actif, nous vous accordons un droit limité, non exclusif et non transférable d’utiliser le service à vos fins d’affaires internes, conformément aux présentes conditions.

Sauf lorsque la loi applicable le permet, vous ne pouvez pas copier, faire de l’ingénierie inverse, revendre, accorder une sous-licence, ni tenter d’extraire la technologie sous-jacente du service.

Ce que le service ne promet pas

Helionia utilise l’IA pour tenir des conversations, et cela demeure probabiliste : la réceptionniste peut mal entendre, mal comprendre ou répondre imparfaitement à une question. Nous ne garantissons aucun résultat d’appel particulier, aucun taux de réservation, aucune conversion ni aucun résultat de revenus, et rien de ce qui est dit pendant un appel ne constitue un avis professionnel de notre part. Vérifiez les messages et les résumés lorsque les détails comptent.

Nous visons à maintenir le service continuellement disponible, mais nous ne promettons pas un fonctionnement ininterrompu ou sans erreur. Nous effectuons de l’entretien, et les fonctionnalités peuvent changer. Lorsqu’un changement réduirait de façon importante ce que le service fait, nous vous en informerons au préalable dans la mesure du raisonnable.

Intégrations

Les calendriers, les outils de prise de rendez-vous, les CRM et les autres systèmes d’entreprise sont exploités par les sociétés qui les fournissent, selon leurs propres conditions. Nous ne sommes pas responsables de ces services, et une intégration peut changer ou cesser de fonctionner pour des raisons indépendantes de notre volonté.

Soutien

Nous offrons du soutien pour votre compte Helionia. Écrivez-nous à support@helionia.com.

Annulation et suspension

Il n’y a aucun engagement à long terme. Vous pouvez annuler en tout temps ; l’annulation prend effet à la fin du cycle de facturation en cours, et nous ne remboursons pas les mois partiels.

Avant que l’annulation prenne effet, vous pouvez demander une exportation de l’historique d’appels disponible lorsque le service prend l’exportation en charge. Après la résiliation, les données de compte et d’appels peuvent être supprimées conformément à notre Politique de confidentialité et à toute exigence de conservation applicable.

Nous pouvons suspendre ou fermer un compte en cas de non-paiement, ou en cas de manquement grave aux présentes conditions ou de manquement qui n’est pas corrigé après notre demande. Nous pouvons également suspendre le service immédiatement lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour prévenir la fraude ou des communications illégales, réagir à un incident de sécurité, empêcher un préjudice au service ou à ses autres utilisateurs, ou nous conformer à un fournisseur de télécommunications, à un organisme de réglementation ou à la loi applicable.

Responsabilité

Le service est fourni « tel quel » et, dans toute la mesure permise par la loi, nous excluons les garanties implicites.

Dans toute la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes, accessoires ou consécutives, ni de la perte de profits, de revenus, d’achalandage ou d’occasions d’affaires. Notre responsabilité globale découlant du service ou s’y rapportant n’excédera pas les frais que vous nous avez payés au cours des trois mois précédant immédiatement l’événement à l’origine de la réclamation.

Rien dans les présentes conditions ne limite une responsabilité qui ne peut être limitée par la loi, notamment en vertu des lois applicables sur la protection du consommateur.

Indemnisation

Vous nous indemniserez à l’égard des réclamations de tiers, des pertes et des frais raisonnables découlant de vos consignes, de votre contenu ou de vos listes de contacts ; de vos appels ou messages sortants ; de votre défaut d’obtenir un consentement requis ou de respecter les lois sur le télémarketing, la messagerie ou l’enregistrement des appels ; ou de votre manquement important aux présentes conditions.

Modifications des présentes conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes conditions à mesure que le service évolue. Nous modifierons la date en haut de cette page et, lorsqu’un changement est important, nous en informerons les clients actifs à l’avance. Continuer d’utiliser Helionia après la prise d’effet d’un changement signifie que vous l’acceptez.

Dispositions générales

• Intégralité de l’entente. Les présentes conditions, notre Politique de confidentialité et les détails du forfait que nous vous confirmons constituent l’intégralité de l’entente entre nous au sujet du service.
• Divisibilité. Si une disposition est jugée invalide ou inexécutable, le reste des présentes conditions demeure en vigueur.
• Absence de renonciation. Si nous n’exerçons pas un droit immédiatement, nous n’y avons pas renoncé.
• Cession. Vous ne pouvez pas céder les présentes conditions sans notre consentement écrit. Nous pouvons les céder dans le cadre d’une fusion, d’une réorganisation ou d’une vente de l’entreprise.
• Événements indépendants de notre volonté. Ni l’une ni l’autre des parties n’est responsable d’un défaut d’exécution causé par des événements échappant à son contrôle raisonnable, y compris les pannes de télécommunications et de réseau, les interruptions chez les fournisseurs d’hébergement ou de téléphonie, les événements naturels, les conflits de travail et les actes gouvernementaux. Cela n’exempte pas de l’obligation de payer.
• Avis. Les avis officiels qui nous sont destinés, y compris les annulations, sont envoyés à support@helionia.com. Nous transmettons nos avis aux coordonnées inscrites à votre compte.

Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois de la province de Nouveau-Brunswick et par les lois fédérales du Canada qui y sont applicables. Sous réserve de toute règle de droit impérative à laquelle il ne peut être dérogé, les tribunaux de Nouveau-Brunswick ont compétence sur les différends découlant des présentes conditions ou du service.

Coordonnées

Lexonica Inc.
support@helionia.com