Politique de confidentialité

Qui nous sommes

Helionia est un service de réceptionniste IA exploité par Lexonica Inc. La présente politique explique comment nous traitons les renseignements personnels sur ce site Web et dans l’application client Helionia à app.helionia.com.

Les personnes visées

Helionia traite des renseignements concernant deux groupes différents, et la distinction est importante :

• Nos clients — les entreprises qui utilisent Helionia et les personnes qui, au sein de ces entreprises, le configurent et s’y connectent. Nous décidons de la façon dont ces renseignements sont traités et nous en sommes responsables.
• Les appelants — les personnes qui téléphonent à une entreprise utilisant Helionia, ou que Helionia appelle pour le compte de cette entreprise. Le client Helionia décide généralement pourquoi les renseignements sur les appelants sont recueillis et comment les appels sont traités, et nous traitons ces renseignements principalement pour fournir le service pour le compte de ce client. Nous traitons également des renseignements limités à nos propres fins de sécurité, de facturation, de conformité juridique et d’administration du service.

Si vous êtes un appelant et que vous souhaitez faire traiter vos renseignements, la voie la plus rapide est l’entreprise à laquelle vous parliez. Vous pouvez aussi communiquer avec nous et nous appuierons sa démarche.

Ce que nous recueillons

À partir de ce site Web

Si vous nous envoyez une demande d’essai, nous recueillons l’adresse courriel que vous nous donnez, ainsi que votre nom, votre numéro de téléphone et votre message si vous choisissez de les fournir, de même que la page d’où vous êtes parti. Nos serveurs conservent des journaux techniques ordinaires, y compris les adresses IP, à des fins de sécurité et de dépannage.

Pour exploiter votre compte

Les renseignements sur votre entreprise, vos coordonnées, les utilisateurs que vous ajoutez et la configuration que vous donnez à la réceptionniste — votre message d’accueil, vos heures, vos services, les questions courantes et vos règles de traitement des appels.

À partir des appels et des messages

Les enregistrements, transcriptions et résumés des appels ; le numéro de téléphone de l’appelant ; les métadonnées d’appel comme l’heure, la durée, le sens et le résultat ; les messages pris ; les détails des rendez-vous ; et le contenu des messages texte lorsque la messagerie est activée pour votre compte.

Listes de contacts

Lorsque vous utilisez les appels sortants, les coordonnées que vous nous fournissez pour que nous appelions ces personnes.

Pour la facturation

L’état de votre abonnement, vos totaux d’utilisation et l’historique de vos factures. Les données de carte sont traitées par notre processeur de paiement et ne sont pas conservées dans nos systèmes.

Comment nous l’utilisons

• répondre aux appels, les passer et traiter les appels et les messages selon votre configuration
• produire des transcriptions, des résumés et des statistiques d’appels pour le compte qui en est titulaire
• transmettre les rendez-vous et les détails aux outils que vous avez connectés et autorisés
• facturer votre abonnement et votre utilisation
• offrir du soutien et répondre à vos demandes
• assurer la sécurité du service, enquêter sur les abus et faire respecter nos conditions
• respecter nos obligations légales et réglementaires

Nous ne vendons pas de renseignements personnels, et nous n’utilisons pas les données d’appel d’un client au profit d’un autre client. Helionia n’utilise pas les enregistrements ni les transcriptions d’appels des clients pour entraîner ses propres modèles d’IA.

L’enregistrement des appels et l’avis aux appelants

Les appels traités au moyen de Helionia peuvent être enregistrés, et peuvent être transcrits et résumés dans le cadre de la prestation du service. Les enregistrements, les transcriptions et les résumés sont conservés afin que l’entreprise dont les appels ont été pris puisse les consulter.

Nous fournissons les outils permettant à un client de donner aux appelants un avis approprié d’enregistrement et de transcription au début d’un appel. Il incombe aux clients de s’assurer que cet avis, et tout consentement qu’ils obtiennent, respectent les lois applicables à leur entreprise et à leurs appelants. Les orientations canadiennes en matière de protection de la vie privée veulent qu’on informe généralement les personnes de l’enregistrement et de sa finalité dès le début de l’appel.

Les entreprises qui traitent des données pour nous

Helionia s’appuie sur un nombre restreint de fournisseurs de services pour exploiter le service de réceptionniste. Selon les fonctionnalités que vous utilisez, des renseignements personnels peuvent être traités par :

• Des fournisseurs d’hébergement et de stockage infonuagiques, dont Amazon Web Services — pour héberger l’application, les bases de données, les enregistrements et les autres données du service
• Des fournisseurs de plateformes de réceptionniste IA et d’infrastructure vocale — pour exploiter la plateforme de réceptionniste et traiter les appels, les enregistrements, les transcriptions, les résumés et la configuration de la réceptionniste
• Des fournisseurs de télécommunications et de messagerie — pour acheminer les appels téléphoniques et les messages texte
• Des fournisseurs de traitement de la parole et du langage — pour reconnaître la parole, interpréter les conversations et générer les réponses vocales de la réceptionniste
• Des fournisseurs d’authentification — pour sécuriser l’accès à l’application client
• Des processeurs de paiement, dont Stripe — pour gérer les abonnements, les factures et les paiements
• Des fournisseurs de livraison de courriels, dont SendGrid — pour envoyer les courriels de compte, de service et transactionnels
• Des fournisseurs de prévention des abus, dont Google reCAPTCHA — pour décourager les soumissions automatisées du formulaire de demande d’essai

Ces fournisseurs ne traitent des renseignements personnels que dans la mesure nécessaire pour fournir leur part du service, sous réserve de mesures de protection contractuelles et autres adaptées aux renseignements en cause. Y faire appel ne nous décharge pas de notre responsabilité : nous demeurons responsables des renseignements personnels que nous transmettons à un fournisseur de services aux fins de traitement, dans la mesure où la loi applicable l’exige.

Les entreprises clientes qui ont besoin de plus de détails sur nos fournisseurs de services importants dans le cadre d’un examen de confidentialité, de sécurité ou d’approvisionnement peuvent en faire la demande à privacy@helionia.com.

Où les renseignements sont traités

Certains de ces fournisseurs exercent leurs activités à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis. Les renseignements peuvent donc y être traités et conservés, et être assujettis aux lois de ces pays. Nous faisons appel à des fournisseurs offrant des protections adaptées aux renseignements en cause.

Combien de temps nous les conservons

• Demandes d’essai — jusqu’à 12 mois après notre dernier échange avec vous, à moins que vous ne deveniez client ou que vous ne nous demandiez de supprimer la demande plus tôt.
• Renseignements de compte — tant que votre compte est actif.
• Enregistrements, transcriptions et résumés — tant que votre compte est actif, afin que vous puissiez les consulter. Nous les supprimons sur demande vérifiée ou à la fermeture de votre compte, sauf si nous sommes tenus de conserver quelque chose plus longtemps.
• Registres de facturation — aussi longtemps que les règles fiscales et comptables l’exigent.

La suppression de renseignements de nos systèmes actifs ne les retire pas toujours immédiatement des copies de sauvegarde sécurisées, qui sont écrasées ou détruites selon le calendrier de sauvegarde de nos fournisseurs.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, nous demander de corriger des renseignements inexacts et nous demander de supprimer les renseignements dont nous n’avons plus besoin et que nous ne sommes pas tenus de conserver. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer, sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables.

Écrivez à privacy@helionia.com et nous traiterons votre demande dans le délai permis par la loi applicable. Nous pourrions devoir d’abord vérifier votre identité.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de l’organisme de réglementation de la protection de la vie privée compétent pour votre dossier, y compris le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada lorsque la LPRPDE s’applique.

Témoins

Ce site Web utilise les témoins nécessaires à son fonctionnement : un témoin de session et un témoin de jeton de sécurité, qui protègent ensemble le formulaire de demande d’essai contre les abus. Il ne dépose aucun témoin publicitaire et n’exécute aucun script d’analyse ou de suivi.

Le formulaire de demande d’essai utilise aussi Google reCAPTCHA (version 3) pour décourager les soumissions automatisées. Google peut déposer des témoins et traiter des renseignements techniques (comme votre adresse IP) à cette fin, selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité. reCAPTCHA n’est chargé que sur la page de demande d’essai.

L’application client utilise des témoins pour vous garder connecté et pour mémoriser vos préférences.

Sécurité

Nous utilisons des mesures de protection administratives, techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des renseignements, y compris des contrôles d’accès et le chiffrement lorsque cela est approprié. Aucun service ne peut promettre une sécurité parfaite. Lorsqu’une atteinte présente un risque réel de préjudice grave, nous en aviserons l’organisme de réglementation approprié et les personnes concernées dès que possible, comme la loi l’exige.

Enfants

Helionia est un service destiné aux entreprises et ne s’adresse pas aux enfants. Les clients ne devraient pas utiliser délibérément Helionia pour recueillir des renseignements personnels auprès d’enfants, à moins d’avoir un fondement légal pour le faire et tout consentement exigé par la loi applicable.

Modifications de la présente politique

Nous publierons toute mise à jour sur cette page et nous en modifierons la date en haut. Lorsqu’un changement touche de façon importante la manière dont nous traitons vos renseignements, nous en informerons les clients actifs.

Coordonnées

Les questions sur la présente politique, ou sur la façon dont nous traitons les renseignements personnels, vont à notre responsable de la protection de la vie privée :

Responsable de la protection de la vie privée
Lexonica Inc.
privacy@helionia.com